Planifier un rendez-vous et réserver une salle de réunion

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Ces fonctionnalités sont également disponibles dans Outlook (Windows et Mac).

Pour gérer vos calendriers, connectez vous au webmail de l'IGBMC grâce à vos identifiants IGBMC habituels.

Cliquez ensuite sur l'onglet Calendrier en haut à gauche de la page

Cliquez sur Nouvel événement en haut à gauche de votre écran.

N'éditez rien pour le moment dans la page du nouvel événement mais rendez-vous plutôt dans l'ASSISTANT DE PLANIFICATION.

Choisissez une salle, les participants ainsi que l'horaire de votre réservation.

Cliquez ensuite sur OK en haut à gauche de la page.

Une fois de retour sur la page évènement :

Définissez un nom d'événement
Choisissez d'être rappelé X minutes avant le début du meeting.
Demander des réponses permet aux participants de vous avertir de leur présence ou non.
Remplissez le corps du mail d'invitation.

Vous pouvez optionnellement utiliser l'option Répéter pour créer une réunion récurrente. Vous pouvez alors choisir la fréquence de la répétition.

Cliquez enfin sur ENVOYER pour terminer votre invitation.

Un email de notification vous est envoyé pour valider la réservation de la salle que vous avez choisi.

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Attention : Votre réservation de salle sera refusée par le serveur, si une autre réunion est déjà planifié dans cette salle à la même heure. Cette incompatibilité vous sera notifiée par email. Des conflits sont fort probables sur des réservations récurrentes de longue durée. Vérifiez au préalable si la salle est libre sur l'ensemble de votre planification. Si un conflit est détecté, l'intégralité de votre réservation est rejetée.