Ces fonctionnalités sont également disponibles dans Outlook (Windows et Mac) et Apple Calendrier.

A l'aide du webmail de l'IGBMC, vous pouvez réserver une salle facilement depuis n'importe quel ordinateur.

Connectez-vous au webmail à l'aide de vos identifiants IGBMC.

Une fois connecté, cliquez sur Calendrier en haut à droite de votre écran.


Cliquez sur Nouvel événement en haut à gauche de votre écran.

2

N'éditez rien pour le moment dans la page de nouvel événement mais rendez-vous plutôt dans l'ASSISTANT DE PLANIFICATION.

(cliquez pour agrandir)

Définissez une salle, vos participants ainsi que l'horaire de votre réservation.

(cliquez pour agrandir la vue d'ensemble)

Cliquez ensuite sur OK en haut à gauche de la page.

4

Retour sur la page événement :

  • Définissez un nom d'événement.
  • Choisissez d'être rappelé X minutes avant le début du meeting.
  • Demander des réponses permet aux participants de vous avertir de leur présence ou non.
  • Remplissez le corps du mail d'invitation.


4

Cliquez enfin sur Envoyer pour terminer votre invitation.

Un email de notification vous est envoyé pour valider votre réservation.

Votre réservation de salle sera refusée par le serveur, si elle est en conflit avec une autre. Cette incompatibilité vous sera notifiée par email.

Réservation récurrente

Dans votre webmail vous pouvez répéter une réservation de façon simple et pratique.

Pour réserver une salle de façon récurrente, quand vous arrivez au point 4) de la procédure décrite ci-dessus, positionnez-vous sur répéter.


Vous pourrez choisir la fréquence de la répétition des réservations que vous planifiez.

Des conflits sont fort probables sur des réservations récurrentes de longue durée. Vérifiez au préalable si la salle est libre sur l'ensemble de votre planification. Si un conflit est détecté, l'intégralité de votre réservation est rejetée.

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